Alece define melhorias no Sistema de Gestão da Qualidade da CTLegis

A Coordenadoria de Desenvolvimento Institucional (Codins) da Assembleia Legislativa do Estado do Ceará (Alece), promoveu reunião, nesta quarta-feira (07/02), com a equipe da Consultoria Técnica Legislativa para definir melhorias no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da CTLegis, a partir da utilização de ferramentas disponíveis na plataforma Microsoft 365. A CTLegis é vinculada à Diretoria Legislativa da Alece.

Durante a reunião, Leonardo Lima, orientador da Célula de Gestão da Qualidade da Codins, apresentou novo formato da planilha "Protocolo de Serviços da CTLegis",  que contém informações desde a data de entrada da solicitação do serviço até o resultado final entregue ao solicitante.

A planilha passará a ser alimentada no onedrive da plataforma e terá como vantagens maior controle nos prazos dos serviços, pois sinalizará aos servidores a proximidade da data final para entrega; acesso fácil aos servidores da CTLegis, visto que poderão fazer o acompanhamento da execução em qualquer computador, desde que tenha Internet; facilidade na identificação e rastreabilidade dos serviços.

Além disso, a Célula de Gestão da Qualidade da Codins poderá fazer o acompanhamento dos dados necessários para atualização dos indicadores da qualidade sem que seja necessário a CTLegis enviar as informações.

Uso do QR code

Outra melhoria foi a utilização de QR code no formulário dos serviços elaborados pela CTLegis, com o objetivo de coletar a satisfação dos clientes no momento da entrega, visto que até então a pesquisa era aplicada ao final do semestre, posterior à entrega do serviço. Com essa melhoria, a coleta dos dados será durante a entrega do serviço, possibilitando maior fidedignidade na avaliação. A Codins informa que apenas a compilação do resultado continuará semestral.

O orientador da Célula de Gestão da Qualidade da Codins, Leonardo Lima, ressalta que a melhoria contínua é um dos princípios básicos da Gestão da Qualidade e que, independente de certificação, a Célula está atenta ao que pode ser feito para otimizar resultados. "A recente aquisição de uma plataforma tecnológica que traz inúmeras ferramentas nos possibilita pensar em como utilizá-las para facilitar as atividades”, acentuou.

Além das ferramentas citadas, foi sugerido que a equipe da CTLegis utilize o "planer", outra ferramenta disponível que trará maior organização interna na distribuição e controle das atividades.

Participaram da reunião Heline Joyce, coordenadora de Desenvolvimento Institucional da Alece, Leonardo Lima, orientador da Célula de Gestão da Qualidade da Codins, Amanda Freitas, técnica da Codins, Erliene Vale, orientadora da Célula da CTLegis, e Joelma Freitas, supervisora da CTLegis. Também estiveram na atividade os consultores Leonardo Araújo, Kassius Menezes e Nahyana Marano, além de Tereza Porto, revisora, Najla Lima, assessora da Consultoria, e Silvana Façanha, secretária da CTLegis.

Saiba mais

O Sistema de Gestão da Qualidade da CTLegis, área da Diretoria Legislativa, foi implantado desde 2011 e até então vem sendo certificado na Norma NBR ISO 9001:2015 por empresas acreditadas.

A obtenção da certificação na Norma NBR ISO 9001:2015 requer que a área atenda a vários requisitos, por exemplo: definição de política da qualidade, mapeamento de processos, gestão de riscos, definição de responsabilidades, coerência com requisitos regulamentares e estatutários. Também é requerido  foco na satisfação de clientes e busca constante da melhoria contínua.

Texto: Julyana Brasileiro, com informações da Codins

Edição: Salomão de Castro